Ohjaamon uudistaminen

Ohjaamoksi digitaalisessa Muikku-oppimisympäristössämme kutsutaan näkymää, josta ohjaaja tai opettaja voi seurata omia opiskelijoitaan tai kokonaisia opiskelijaryhmiä. Tähän saakka tämä näkymä on ollut lähinnä seurantanäkymä - minkäänlaista interaktiota opiskelijan ja ohjaajan tai opettajan välille se ei ole mahdollistanut. Opinnot-näkymä puolestaan on näkymä, jossa opiskelija voi tarkastella omien opintojensa etenemistä ja muuta siihen liittyvää dataa.

Ohjaamon perinpohjainen uudistaminen on ollut puheissa ja ajatuksissa aika ajoin, mutta - kuten hyvin usein - prioriteetit ovat olleet muualla. Nyt OIDO-hankkeen myötä meille on syntynyt mahdollisuus parantaa opiskelijan opintojen seurantaa ja hallinnointia ohjaajan ja opettajan perspektiivistä ja nimenomaan perusopetuksen opiskelijoiden suhteen, joilla on suurempi tarve tuelle ja vuorovaikutukselle opinnoissaan.

Usein nämä uudistukset tehdään pallottelemalla käyttöliittymäideoita ees taas - myös Scrum-metodin käyttäjätarinoita on kokeiltu heikohkoin tuloksin. Nyt aloitimme sillä, että ohjaajille annettiin vapaat kädet unelmoida, mitä tietoa he haluaisivat ohjaamossa nähdä. Se oli aika selkeä ja hyvä lähtökohta.

Käyttöliittymälliset asiat ja toiminnallisuudet ovat meidän työnkuvaamme ohjelmisto- ja käyttöliittymäsuunnittelijoina. Kun saamme haluamaamme tietoa, meille jää vapaat kädet jäsennellä ja ratkaista niitä ongelmia, joita sen tiedon näyttämisestä syntyy. Pystymme sen varassa hahmottamaan myös työkaluja, joilla tietoa saadaan näkyville mahdollisimman intuitiivisilla ja yksinkertaisilla välineillä, jotka tarvittaessa mahdollistavat luovia tapoja ratkaista ongelmia työssä. On hieno kokemus nähdä ihmisten käyttävän luomiamme välineitä tehokkaasti tavoilla, joita emme itse tulleet edes ajatelleeksi. Mielestäni monikäyttöisyys, sekä työkalujen välinen synergia ovat onnistuneen välineen merkki.

Jäsentelyprosessilla kokonaiskuva

Kun saimme Unelmien ohjaamo -työnimellä kulkevan materiaalin käsiimme, lähdimme heti purkamaan sitä näkymiksi ja komponenteiksi. Itse otin haltuuni kokonaiskuvan ja toinen käyttöliittymäsuunnittelijamme komponentit ja näkymät. Tällaisella työnjaolla saamme isoa kokonaisuutta nopeasti eteenpäin ja vaikka päällekkäisyyksiltä ei koskaan vältytä, ne eivät ole isoja ja siten hankalia korjata.

Olin jo aiemmin hahmottanut, että emme voi rakentaa opiskelijoiden Opinnot-näkymää tai ohjaajien Ohjaamoa ottamatta huomioon ympäristön etusivua. Työnjako näkymien välillä jaoteltaisiin väleille:

• Aiemmin

• Nyt

• Seuraavaksi

Ohjaamon kannalta se, mikä on olennaista juuri nyt, kuuluu ensisijaisesti heti kirjautumisen jälkeen ympäristön etusivulle. Kaikki muu olisi ensisijaisesti Ohjaamon asia.

Aloitin työsarkani listaamalla kaikki materiaalissa mainitut tarpeet diagrammielementeiksi jaottelematta niitä aluksi mitenkään. Kertyneen läjän laatikoita jaottelin sitten samankaltaisiin ryhmiin, jonka jälkeen aloin pohtia mikä niitä yhdistää. Tässä vaiheessa vilkuilin myös aikaisempia muistiinpanoja sekä suunnitelmia ja otin niistä ideoita mukaan. Sitten nimesin kokonaisuudet seuraavasti:

• Perustiedot

• Ohjaussuhde

• Opiskelusuunnitelma

• Opintohistoria

Ohjaamo listaa, suodattaa ja ryhmittelee opiskelijoita, joista ohjaaja tai opettaja voi valita opiskelijan lähemmin tarkasteltavaksi. Kyseisen päätöksen tekemiseen tarvitaan luonnollisesti tietoa. Tämänhetkisessä Ohjaamossa sitä tietoa on heikosti, joten ensimmäinen asia oli jatkokysellä ohjaajilta, mitä tietoa he tarvitsevat: mitä on olennaista nähdä opiskelijalistassa.

Opiskelijan tilannenäkymä purettiin toiveiden ja unelmien pohjalta kaaviokuvaksi. Tämän pohjalta näkymää lähdettiin suunnittelemaan tarkemmin. Kaikki alussa mukana eivät piirteet eivät edenneet toteutukseen asti ainakaan tässä ensivaiheessa.

Toinen “Unelmien ohjaamossa” kuvattu tarve oli kategorioida opiskelijoita. Moisen tekeminen automaattisesti on eettisesti ongelmallista, joten tärkeäksi muodostui se, että ohjaajalla tulisi olla välineitä luoda ja hallinnoida omia listojaan valitun tiedon perusteella. Tätä varten meillä oli jo ennestään olemassa liputusväline, jolla ohjaaja voi lisätä opiskelijoita luomiinsa kategorioihin sekä jakaa halutessaan lippuja muille ohjaajille.

Opiskelijakohtainen näkymä seurasi siis ylempänä mainittua neljän kohdan jakoa. Päätimme jo aikaisemmin, että toteuttaisimme opiskelijanäkymän dialogiin välilehtien päälle ja näin saisimme lisää tilaa kullekin näkymälle jatkokehitystäkin silmälläpitäen.

Tässä vaiheessa löimme toisen käyttöliittymäsuunnitelijan kanssa päämme yhteen, keskustelimme ja väittelimme erot selviksi ja tarkensimme yksityiskohtia. Siirsin itse vielä muutaman laatikon kategoriasta toiseen.

Lopulta saimme valmiiksi melko pitkälle mietityn ja loogisen lähtökohdan kehittämistyöllä ja sitä seuraavalle hiomiselle. Suunnittelemisessa on olennaista myös tunnistaa, missä kohtaa kannattaa lakata suunnittelemasta, sillä käytäntö jyrää helposti hienoimmankin suunnitelman lopulta.

Teksti: Antti Ukkonen
Aloituskuva: Adobe Stock

Nyky- ja toivetilanteen kartoitus

OIDO-hankkeen ensimmäisenä tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa avoimen lähdekoodin digitaaliseen Muikku-oppimisympäristöön työkalu ja näkymä, joiden avulla opiskelija voi suunnitella, aikatauluttaa ja seurata opintojensa edistymistä.

Kun ryhdyimme suunnittelemaan hankkeessa etenemistä, oli itsestäänselvää, että suunnittelu tehdään yhdessä Otavian ohjaustiimin kanssa. Ohjaustiimi vastaa verkko-opiskelijoiden ohjauksesta ja omaa siten verrattoman kokemuksen toimivista ja ei niin toimivista käytänteistä. Lisäksi ohjaajat ovat tiiviissä kanssakäymisessä opiskelijoiden kanssa ja kuulevat opiskelijoiden ääntä ja ongelmakohtia.

Mikä nykytilanteessa mättää?

Ohjaustiimille annettiin tehtäväksi kartoittaa ohjauskäytänteiden nykytilanne erityisesti siitä näkökulmasta, miten opintojen suunnittelu ja eteneminen näkyvät ja konkretisoituvat opiskelijalle opintojen alussa ja edetessä. Seuraavassa on lueteltuna muutamia oleellisia ongelmia, joiden ajattelemme liittyvän siihen, että opiskelijan on vaikea hahmottaa opintojen kokonaisuutta ja opinnoissa etenemistä.

Kun opiskelija aloittaa opintonsa Nettiperuskoulussa, hän saa oman nimetyn ohjaajan. Ohjaaja ryhtyy ottamaan opiskelijan tilanteesta selvää ja pyrkii ohjaamaan opiskelijan sujuvasti alkuun opinnoissaan. Aivan ensimmäiseksi ohjaaja pyrkii keskusteluyhteyteen opiskelijan kanssa tarjoamalla ns. ohjausaikaa. Ohjauskeskustelu pyritään aina käymään ääniyhteydellä. Pidämme sitä erityisen tärkeänä heti alussa.

Ohjauskeskusteluihin yhdistyy väistämättä myös henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman laatiminen. Suunnitelmaa ainakin sivutaan ja toiset ovat sen jo alustavasti laatineetkin. Meillä on käytössä Google Docsiin laadittu tekstipohja, josta opiskelija tekee kopion itselleen ja jakaa sen ohjaajalleen.

HOPS-lomakkeessa kysytään aiempaan koulutukseen ja työkokemukseen liittyviä asioita sekä kiinnostuksen kohteita. Lomakkeessa pyydetään opiskelijaa myös arvioimaan opiskelutaitojaan sekä vahvuuksiaan ja heikkouksiaan. Lomakkeessa listataan myös puuttuvat kurssit. Opiskelija täyttää tiedot, mutta useimmiten HOPS unohtuu opintojen alun jälkeen. On selkeä tarve luoda HOPS, joka päivittyy automaattisesti opintojen edetessä ja mahdollistaa aidosti ajantasaisen opintojen suunnittelun ja seurannan.

Tällä hetkellä opiskelija ei näe mistään listaa opintoihinsa liittyvistä puuttuvista kursseista. Käytännössä toimitamme manuaalisesti koottuja puuttuvien kurssien listauksia opiskelijoille. Ongelmana on se, että opiskelija hukkaa listan ja joutuu pyytämään sitä uudelleen. Opiskelija ei myöskään pysy listastaan ajantasalla, kun opinnot etenevät. Opiskelijan on vaikea hahmottaa opintojensa kokonaisuutta ja se vaikuttaa monin tavoin muun muassa opiskelijan motivaatioon ja itseohjautuvuuteen.

Olemme myös huomanneet, että opiskelijoille olisi hyvä visualisoida ajankäyttöä. Meillä on tällä hetkellä käytössä ns. ajankäytön rautalanka-lomake eli opiskelija asettaa lomakkeelle puuttuvien kurssien määrän ja oman arvionsa siitä, kuinka monta tuntia hänellä on viikossa aikaa käyttää opinnoilleen. Ajatus on hyvä, mutta arvio ja tieto ajankäytöstä myös helposti unohtuu lomakkeelle eikä se ole yhteydessä opiskelijan ajankäytön realisoitumiseen.

Lisäksi meillä on käytössä oppimisympäristössä automaattisia herätteitä, kuten “opintosi eivät ole edenneet tarpeeksi ripeästi”. Herätteet ovat hyvin yksinkertaisia ja helposti ohitettavia, eivätkä ne ota huomioon opiskelijan yksilöllistä tilannetta tai tarpeita.

Edellä mainittujen seikkojen lisäksi koemme ongelmaksi ohjaajan näkymien puutteellisuuden. Hyvin usein ohjaaja joutuu laskemaan manuaalisesti puuttuvat kurssit, koska niitä ei näe nopeasti mistään. Myöskään opiskelijan tavoitteita, kuten aikataulua tai jatko-opintoajatuksia, opintoihin liittyen ei pysty tarkistamaan näppärästi. Kiteytettynä: ohjaajan on vaikea pysyä kärryillä opiskelijan tilanteesta siten, että pystyisi ohjaamaan opiskelijaa aidosti hyödyttävällä ja ennakoivalla tavalla.

Ohjaajien toiveista hahmoteltiin ohjauspolku

Tilannetta lähdettiin purkamaan ohjaustiimin toiveiden pohjalta Flinga-työkalulla, johon hahmoteltiin malli ideaalista Nettiperuskoulun ohjauspolusta. Tärkeitä etappeja ohjaussuhteessa ovat opiskelijaksi hakeutuminen, opintojen aloittaminen, opintojen suunnittelu, opintojen etenemisen seuranta, jatko-opinto-ohjaus ja opintojen päättäminen.

Hakeutumisvaiheessa opiskelija saa tietoa Nettiperuskoulun käytännöistä muun muassa nettisivujemme kautta ja hakuneuvonnasta. Tässä vaiheessa on vaikeaa hahmottaa tulevia opintoja. Sen vuoksi ehdotamme hakeutumisvaiheen uusiksi työkaluiksi visualisointeja itse hakuprosessista ja suoritettavasta oppimäärästä. Opiskelija voisi tutkia opiskeluedellytyksiään myös itsenäisesti Nettiperuskoulun sivuilla annettujen kriteerien avulla.

Suunnittelimme hankkeessa toteutettavia uudistuksia opintojen aloitusvaiheeseen. Kirjautuessaan ensimmäisiä kertoja digitaaliseen oppimisympäristöön Muikkuun, opiskelija saisi apua navigointiin Muikku-kiertoajelun avulla ja tutustuisi omaan ohjaajaansa esimerkiksi videon välityksellä. Tässä vaiheessa hän saisi virtuaalista opastusta kurssien suorittamiseen ja oppimispäiväkirjan kirjoittamiseen.

Opintojen suunnitteluvaiheessa opiskelijan aikaisemmassa koulussa suorittamat ja ohjaajan hyväksilukemat kurssit ja oppimäärästä vielä puuttuvat kurssit listautuisivat oppimisympäristössä opiskelijan näkymään, jossa ohjaaja voisi myös suositella seuraavia kursseja. Opintojen jatkuessa syntyvät uudet suoritukset kertyisivät tähän samaan näkymään, ja opiskelijan olisi helppo tarkistaa vielä suorittamatta olevat puuttuvat kurssit. Muikun kautta opiskelija voisi kätevästi varata ohjausajan ja aikatauluttaa kalenterinäkymässä tulevia opintojaan. Hänellä olisi myös mahdollisuus asettaa aikataulutavoitteita opinnoilleen.

Opintojen kertyminen ja niihin käytetty aika visualisoitaisiin opiskelijan näkymään esimerkiksi kannustavan etenemispalkin avulla. Opiskelija saisi opintojen aikana myös hänelle räätälöityjä automaattisia Muikku-viestejä suoriutumisestaan.

OIDO-hankkeessa pohditaan myös jatko-opintoja. Jo opintojen alkuvaiheessa opiskelija saisi pohdittavakseen, minne on peruskoulun jälkeen hakeutumassa ja kauanko tämän tavoitteen saavuttamiseen menisi aikaa. Muikun automatiikka voisi muistuttaa tulevan yhteishaun aikatauluista ja hoksauttaa tarpeen mukaan kirimään opinnoissa.

Opintojen päättyessä on tärkeää varmistaa, että seuraava opiskelupaikka löytyy. Jos opiskelijan opinnot Nettiperuskoulussa päättyvät keskeyttämiseen, hän saisi mukaansa HOPSin, josta löytyvät suorittamatta jääneet kurssit ja tulevaisuuden suunnitelmat.

Teksti: Annukka Manninen ja Saara Kotkaranta
Kuvat: Adobe Stock